OCR คืออะไร เปลี่ยนเอกสารสแกนให้ค้นหาและคัดลอกข้อความได้อย่างไร

เคยได้รับเอกสารหลายหน้าแล้วต้องไล่อ่านเพื่อหาชื่อลูกค้า หรืออยากคัดลอกข้อความจากรูปแต่ลากเลือกไม่ได้หรือไม่ ปัญหานี้เกิดขึ้นเพราะสิ่งที่เราเห็นเป็นตัวหนังสืออาจถูกเก็บอยู่ในรูปของภาพ คอมพิวเตอร์จึงยังค้นหาคำเหล่านั้นไม่ได้ เทคโนโลยี OCR ช่วยแปลงตัวอักษรในภาพให้เป็นข้อความที่นำไปใช้ต่อได้ เหมาะทั้งกับการจัดเอกสารส่วนตัว การรวบรวมใบเสร็จ และงานสำนักงานที่ต้องรับไฟล์สแกนอยู่เสมอ แต่ความสะดวกจะเกิดขึ้นได้จริงเมื่อเลือกวิธีสแกน ตรวจผลลัพธ์ และจัดเก็บไฟล์อย่างเหมาะสม

OCR อ่านตัวหนังสือจากภาพได้อย่างไร

OCR ย่อมาจาก Optical Character Recognition คือเทคโนโลยีรู้จำตัวอักษรจากภาพ ระบบจะวิเคราะห์บริเวณที่น่าจะเป็นข้อความ แยกรูปร่างตัวอักษรหรือกลุ่มคำ แล้วแปลงเป็นข้อมูลข้อความ กระบวนการอาจมีการปรับภาพให้ตรง ลดสิ่งรบกวน และใช้แบบจำลองภาษาช่วยตีความร่วมด้วย ตัวอย่างเช่น เมื่อถ่ายหน้าหนังสือ ระบบอาจอ่านข้อความในหน้านั้นออกมาให้คัดลอกลงโปรแกรมเขียนเอกสารได้ โดยไม่ต้องพิมพ์ใหม่ทั้งหมด

อย่างไรก็ตาม การอ่านข้อความได้กับการเข้าใจเอกสารเป็นคนละขั้นตอน OCR อาจมองเห็นตัวเลขบนใบเสร็จ แต่การแยกว่าตัวเลขใดเป็นวันที่ ยอดรวม หรือเลขประจำตัวผู้เสียภาษี ต้องอาศัยความสามารถเพิ่มเติมของโปรแกรม เช่นเดียวกับการดึงตารางที่ต้องรักษาความสัมพันธ์ระหว่างแถวและคอลัมน์ จึงควรเลือกเครื่องมือจากงานที่จะนำข้อมูลไปใช้ต่อ มากกว่าดูเพียงว่าเครื่องมือนั้นมีคำว่า OCR หรือไม่

อ่านเพิ่มเติม: Web Accessibility คืออะไร ออกแบบเว็บไซต์ให้ทุกคนใช้งานได้

ไฟล์ PDF ไม่ได้แปลว่าค้นหาข้อความได้เสมอไป

PDF อาจมีข้อความที่เลือกและค้นหาได้อยู่แล้ว หรืออาจเป็นเพียงภาพกระดาษที่รวมไว้เป็นหน้าเอกสาร วิธีตรวจเบื้องต้นคือทดลองลากเลือกข้อความและใช้คำสั่งค้นหาคำที่มองเห็นบนหน้า หากเลือกได้เพียงทั้งภาพหรือค้นหาไม่พบ อาจต้องผ่าน OCR ก่อน แต่การค้นหาไม่เจอเพียงครั้งเดียวยังสรุปไม่ได้ เพราะไฟล์บางชนิดมีปัญหาเรื่องการเข้ารหัสตัวอักษรได้เช่นกัน ควรลองคัดลอกข้อความสั้น ๆ ไปวางเพื่อตรวจเพิ่มเติม

ผลลัพธ์ที่เหมาะกับการเก็บอ้างอิงมักเป็น PDF ที่มีภาพต้นฉบับและชั้นข้อความสำหรับค้นหาอยู่ด้วยกัน ผู้อ่านยังเห็นหน้ากระดาษเดิม ขณะที่โปรแกรมสามารถค้นหาคำในไฟล์ได้ ส่วนงานที่ต้องแก้เนื้อหาต่ออาจเหมาะกับการส่งออกเป็นข้อความหรือเอกสารที่แก้ไขได้ รูปแบบหน้ากระดาษอาจเปลี่ยนหลังแปลง จึงควรเก็บต้นฉบับไว้เสมอ และตรวจว่าเครื่องมือส่งออกเป็นชนิดไฟล์ที่ต้องการได้จริงก่อนเริ่มทำเอกสารจำนวนมาก

เตรียมภาพให้ดี ช่วยลดเวลาตามแก้ข้อความ

เริ่มจากวางกระดาษให้เรียบ ใช้แสงสม่ำเสมอ และจัดกล้องให้ขนานกับหน้าเอกสาร พยายามไม่ให้เงามือหรือแสงสะท้อนทับตัวหนังสือ โดยเฉพาะกระดาษเคลือบมันและใบเสร็จ หากใช้แอปสแกน ควรตรวจขอบกระดาษที่ระบบตัดให้อัตโนมัติ เพราะอาจตัดเลขหน้าหรือข้อความริมกระดาษออกไปได้ ก่อนประมวลผลให้ขยายภาพดูว่าตัวอักษรยังชัด ไม่มีส่วนเบลอ และหน้ากระดาษไม่บิดจนบรรทัดโค้ง

สำหรับเอกสารหลายหน้า ให้เรียงลำดับและตรวจหน้าที่ขาดก่อนทำ OCR พร้อมเลือกภาษาของเอกสารให้ตรงหากเครื่องมือมีตัวเลือก เอกสารไทยปนอังกฤษควรใช้เครื่องมือที่รองรับทั้งสองภาษา ลองทำเพียงหนึ่งหรือสองหน้าที่มีรูปแบบต่างกันก่อน เช่น หน้าข้อความล้วนกับหน้าตาราง หากพบว่าผลอ่านผิดมาก ให้ปรับภาพหรือเปลี่ยนวิธีรับเอกสารก่อนทำต่อทั้งชุด การขอไฟล์ต้นฉบับจากผู้ส่งมักช่วยได้มากกว่าการถ่ายหน้าจอซ้ำแล้วนำมาสแกนอีกครั้ง

ตรวจภาษาไทย ตัวเลข และตารางก่อนนำไปใช้

ข้อความที่ดูอ่านรู้เรื่องอาจยังมีข้อผิดพลาดเล็ก ๆ ซ่อนอยู่ ภาษาไทยควรตรวจสระ วรรณยุกต์ การเว้นวรรค และคำที่ระบบอาจอ่านข้าม โดยเฉพาะตัวหนังสือขนาดเล็กหรือฟอนต์ตกแต่ง ส่วนชื่อบุคคล ชื่อบริษัท ที่อยู่ และรหัสต่าง ๆ ต้องเทียบกับต้นฉบับ เพราะระบบอาจเปลี่ยนข้อความที่ไม่คุ้นเคยให้เป็นคำที่ดูสมเหตุสมผล หากเครื่องมือมีการใช้ AI ช่วยแก้ภาษา ควรตรวจด้วยว่ามีการเติมหรือตัดข้อความเกินจากเอกสารหรือไม่

ตัวเลขที่เกี่ยวกับการจ่ายเงินและการตัดสินใจควรตรวจทุกจุด เช่น จำนวนเงิน จุดทศนิยม เครื่องหมายลบ วันที่ และเลขบัญชี สำหรับตาราง อย่าดูเฉพาะว่าตัวเลขถูกหรือไม่ แต่ต้องตรวจว่าตัวเลขยังอยู่ใต้หัวคอลัมน์และตรงแถวเดิมด้วย ตัวอย่างเช่น รายการซื้อสินค้าที่อ่านราคาถูกแต่เลื่อนไปอยู่คนละรายการก็ทำให้สรุปยอดผิดได้ วิธีทำงานที่รอบคอบคือเปิดภาพต้นฉบับเทียบกับผลแปลง และแก้ข้อมูลสำคัญก่อนนำเข้าโปรแกรมบัญชีหรือระบบงานอื่น

เลือกเครื่องมือและจัดเก็บให้เหมาะกับข้อมูล

เครื่องมือ OCR มีทั้งที่ประมวลผลบนอุปกรณ์และที่ส่งไฟล์ไปประมวลผลบนบริการออนไลน์ ก่อนใช้กับเอกสารลูกค้าหรือเอกสารภายใน ให้ตรวจว่าไฟล์ถูกส่งออกจากเครื่องหรือไม่ เก็บไว้นานเท่าไร และบัญชีใดเข้าถึงได้ อย่าสันนิษฐานว่าแอปที่ติดตั้งบนเครื่องจะทำงานภายในเครื่องทั้งหมด หากเอกสารมีข้อมูลสำคัญ ควรใช้เครื่องมือที่องค์กรอนุญาต และลดข้อมูลที่ไม่จำเป็นก่อนส่งเมื่อทำได้ โดยยังรักษาต้นฉบับแยกไว้สำหรับตรวจสอบ

เมื่อแปลงเสร็จ ควรตั้งชื่อไฟล์ให้บอกเนื้อหาและวันที่อย่างสม่ำเสมอ เช่น ใบส่งของ_ผู้ขาย_วันที่ แล้วเก็บในโฟลเดอร์ตามงาน การค้นหาด้วย OCR จะช่วยได้มากขึ้นเมื่อประกอบกับชื่อไฟล์ที่ชัดเจน ทดลองค้นหาคำจากหลายหน้าและคัดลอกข้อความบางช่วงเพื่อยืนยันว่าชั้นข้อความใช้งานได้จริง หากต้องส่งเอกสารให้คนที่ใช้โปรแกรมอ่านหน้าจอ ควรตรวจลำดับการอ่านและโครงสร้างเอกสารเพิ่มเติม เพราะการมี OCR อย่างเดียวไม่ได้รับประกันว่าเอกสารจะเข้าถึงได้สะดวกสำหรับทุกคน

เริ่มใช้ OCR ได้จากเอกสารชุดเล็กที่ต้องค้นหาหรือพิมพ์ซ้ำบ่อย เลือกหน้าตัวอย่างมาทดลอง เตรียมภาพให้ชัด แล้วตรวจชื่อ ตัวเลข และตารางเทียบต้นฉบับก่อนใช้งานจริง หากต้องการเก็บไว้อ้างอิง ให้เลือก PDF ที่ค้นหาได้และรักษาไฟล์ต้นฉบับไว้ด้วย เมื่อรู้ว่าเครื่องมือประมวลผลข้อมูลที่ใดและผลลัพธ์มีข้อจำกัดอย่างไร OCR จะช่วยลดงานพิมพ์ซ้ำและทำให้เอกสารที่เคยค้นยากกลับมาใช้งานได้สะดวกขึ้น